Le guide du vote assemblée générale de copropriété

Pour assurer la pérennité d'une copropriété, ses copropriétaires se réunissent lors d'un temps primordial : l'assemblée générale de copropriété. Évènement essentiel au bon fonctionnement de cette dernière, l'AG est un moment durant lequel de nombreuses décisions sont prises, généralement à la suite d'une session de vote. Ici, nous allons vous délivrer les étapes du guide du vote en assemblée générale de copropriété.

Tout savoir sur le vote électronique pour une assemblée générale de copropriété

Voteer vous offre une solution de vote 100% électronique pour votre assemblée générale de copropriété. Grâce à notre logiciel performant et sur-mesure, vous pourrez aisément utiliser le vote électronique pour votre AG et bénéficier de ses nombreux avantages. Accessibilité et sécurité sont les maîtres mots du vote électronique avec Voteer. En digitalisant vos AG de copropriété, vous faciliterez chacune des étapes de la mise en place du vote pour encore plus de simplicité dans les prises de décisions.

Quel est le rôle du vote lors d'une assemblée générale de copropriété ?

Le vote tient une place majeure lors de la tenue d'une assemblée générale de copropriété. En effet, l'un des rôles principaux de ce moment de réunion est de faire adopter, ou non, par les copropriétaires, des résolutions en rapport avec la copropriété. Ces résolutions peuvent être de différents ordres comme :

• des actes de gestion courante
• des décisions de travaux
• des décisions d'engagement de procédures contentieuses

Après que ces sujets inscrits à l'ordre du jour aient été débattus par les copropriétaires, ces derniers vont alors procéder au vote afin de faire valoir leur prise de position, et adopter ou non certaines mesures.

Le vote est un moment crucial car beaucoup de sujets à voter peuvent être lourds de conséquences pour l'ensemble de la copropriété. Il se peut par exemple dans certains cas que cela impacte le montant des appels de fonds.

Bon à savoir : Pour éviter certains conflits d'intérêt, tout le monde n'est pas autorisé à présider la séance de l'assemblée générale de copropriété. C'est le cas par exemple pour le syndic ainsi que son conjoint, concubin ou bien partenaire de PACS.

Comment se déroule le vote pour une assemblée générale de copropriété ?

Pour qu'une mesure soit adoptée suite à un vote lors d'AG, il faut que cette dernière obtienne la majorité des voix. Cependant, dans le cadre d'une AG de copropriété, il existe trois types de majorités différentes :

• La majorité simple (article 24) : elle représente la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés, et ne comptabilise pas les votes des abstentionnistes. Cela concerne notamment les décisions concernant la gestion courante comme les travaux d'entretien courant, les travaux obligatoires...
• La majorité absolue (article 25) : elle représente la majorité des voix des copropriétaires, qu'ils soient absents, présents ou représentés. De plus, si la mesure rejetée a tout de même obtenue 1/3 des voix des participants, alors un second tour est effectué sous le régime de la majorité simple. Ce type de vote concerne les décisions à enjeu comme la désignation de la révocation du syndic.
• Le vote à l'unanimité : dans ce cas, la mesure n'est acceptée que si l'ensemble des copropriétaires est d'accord. L'abstention n'est pas autorisée. L'unanimité concerne les décisions lourdes comme l'aliénation des parties communes.

Bon à savoir : Il existe également un 4e type de vote, la double majorité définie par l'article 26. La double majorité est une procédure de vote qui requiert deux conditions pour qu'une décision soit adoptée :

• Majorité des voix de tous les copropriétaires : Cela signifie que la décision doit recueillir plus de la moitié des voix de l'ensemble des copropriétaires, qu'ils soient présents, représentés ou absents à l'assemblée générale
• Majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés : En plus de la majorité globale, il faut également obtenir la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée.

Guide étape par étape pour organiser un vote électronique en assemblée générale

Vous êtes sur le point d'organiser l'assemblée générale de votre copropriété ainsi que son vote électronique ? Alors voici un guide étape par étape qui pourra vous donner toutes les informations dont vous aurez besoin.

Comment préparer un vote électronique ?

Pour préparer la tenue de votre vote électronique, il convient de respecter certaines étapes qui vous permettront d'assurer le bon déroulement de tout le reste du processus de mise en place du vote.

La première chose à faire est de définir les modalités du vote. Cela regroupe différentes variables :

• la date de la tenue du vote
• le délai attribué afin de donner son vote
• la gestion du vote par procuration...

Une fois les modalités du vote de l'assemblée générale définies, il est temps d'informer les différents participants. S'il s'agit de votre première fois sur un logiciel de votre en ligne, il est très important de rassurer et d'informer correctement vos copropriétaires.

Suivi pendant le vote

Une fois que vos électeurs ont accès au lien de connexion et commencent à voter, les organisateurs peuvent, en temps réel, suivre l'évolution du scrutin. En effet, l'un des avantages non négligeables du vote électronique avec Voteer, c'est que vous pouvez vous assurer du bon déroulement du vote en ayant accès à des informations capitales comme :

• le suivi de la présence en temps réel sur votre scrutin sur internet
• le suivi du quorum pour le vote en ligne
• la surveillance de vote en temps réel 
• les votes anticipés ou en direct

Bien évidemment, il convient de préciser que le suivi de vote en temps-réel respecte l'anonymat des votes si besoin, ainsi que toutes les informations et les données personnelles des personnes participantes au scrutin.

Un dépouillement simplifié

Plus besoin d'effectuer le dépouillement de vos scrutins un à un, à la main. Grâce à l'utilisation de Voteer et de sa solution de vote électronique, vous pourrez bénéficier d'un dépouillement simplifié et optimisé. En effet, cette dernière étape, primordiale lors d'un scrutin, que tout le monde attend avec impatience, est réalisée en direct et de manière totalement sécurisée.

Peu importe le type de vote que vous avez choisi d'utiliser, le logiciel effectuera un dépouillement dans les règles de l'art. À la fin de cette étape, toutes les données vous seront directement transmises. Pour faciliter la lecture et la compréhension des résultats, nous prenons le soin de vous exporter les résultats sous forme de graphismes ou de tableaux.  

Tous les avantages d’un vote électronique pour votre assemblée générale des copropriétaires

Plus simple, plus rapide, plus économique, plus sécurisé... Le vote électronique vous offre à vous, mais aussi à vos électeurs, de nombreux avantages permettant d'améliorer l'expérience de vote de chacun.

Une digitalisation de bout en bout

Comme vous l'aurez certainement compris, Voteer vous offre la possibilité de digitaliser le processus de vote de A à Z.

Dans toutes les étapes de la mise en place de votre vote électronique, vous pourrez bénéficier d'une assistance digitale pour toujours plus de praticité.

Que ce soit les différents outils afin de convoquer vos participants à l'assemblée générale (texte e-mail / SMS personnalisables, statut de livraison e-mail/SMS, rappel par audience), le suivi des procurations des électeurs, ou bien la centralisation des questions/réponses, tout vous sera facilité et digitalisé.

Mais ce n'est pas tout, profitez également de :

• L’envoi des identifiants de vote à l’ensemble des électeurs
• La digitalisation des publications, comme comptes de résultat, devis ...
• Le suivi du taux de participation en direct 
• La réalisation automatique du dépouillement des résultats du vote électronique

Une sécurité accrue

Le vote en ligne offre une praticité exceptionnelle, permettant de voter en direct ou de manière asynchrone, tout en augmentant significativement l'engagement des participants.

Grâce à son interface simple et accessible, la plateforme permet de créer et de gérer un scrutin en quelques clics seulement, directement depuis le site web, sans nécessiter de téléchargement ou d'installation, que ce soit depuis un téléphone, un ordinateur ou une tablette.

De plus, la confidentialité et la sécurité des données des électeurs sont assurées. Voteer s'engage à respecter les normes légales les plus strictes en matière de vote en ligne. Pour chaque type de scrutin, la plateforme met l'accent sur :

• La sécurité du vote en ligne
• L'intégrité de l'outil de vote en ligne
• La transparence des résultats
• L'auditabilité du processus de vote en ligne

Parce que la confiance se construit, Voteer se consacre à offrir une démarche certifiée et vérifiable pour chaque électeur lors du vote en ligne.

La protection des données personnelles des utilisateurs est une priorité essentielle lors des votes, conformément au RGPD. Pour démontrer son engagement en matière de protection des données, Voteer utilise les mesures de sécurité les plus robustes disponibles. Ainsi, vous pouvez garantir à vos utilisateurs que les droits individuels de chaque votant et leur anonymat seront pleinement respectés.

Un scrutin personnalisable

L'un des plus gros avantages de réaliser un vote dans le cadre de l'assemblée générale de copropriété avec Voteer est que vous pouvez profiter d'une solution 100% personnalisable.

Avec Voteer, chaque scrutin peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques de votre copropriété. Que ce soit pour des élections, des résolutions budgétaires, des travaux à voter ou toute autre décision, vous pouvez configurer le vote selon les particularités de chaque situation.

Si certains de vos copropriétaires ne peuvent pas être présents lors de votre assemblée générale mais souhaitent tout de même voter par eux-mêmes ? Pas de souci ! Il est tout à fait possible d'organiser un vote à distance.

En effet, grâce à une solution moderne, il est tout à fait possible d’organiser les votes lors des assemblées générales de copropriété aussi bien à distance qu'en présentiel, ou même de manière hybride. Avec ses nombreuses fonctionnalités, le vote peut être réalisé en direct ou de façon asynchrone, facilitant ainsi la participation des copropriétaires éloignés et permettant au vote de se dérouler partout dans le monde.

Pour avoir plus d'informations, il est tout à fait possible de demander une démo ou de réaliser un devis avec l'un des experts de notre logiciel. Ce dernier vous accompagnera dans la mise en place de votre scrutin de manière 100% personnalisable et adaptable.

Qu'est ce que change la loi Elan de copropriété ?

La loi ELAN modernise les procédures de copropriété en introduisant la numérisation des documents via l'extranet de l'immeuble. Elle simplifie également la prise de décision grâce à des réformes touchant la convocation des assemblées générales et les modalités de vote des propositions. En outre, elle confère davantage de pouvoirs au conseil syndical et facilite le recouvrement des charges impayées. Ainsi, la loi ELAN affecte tous les acteurs d'une copropriété avec des mesures mises en œuvre progressivement entre 2018 et 2022. Les principales sont :

• Accès facilité à l’extranet de copropriété : Amélioration de la sécurité et de la transparence grâce à une segmentation en trois parties, chacune contenant une liste de documents obligatoires.
• Simplification des modalités de vote en assemblée générale : Réduction des risques de blocage et accélération de la prise de décision.
• Renforcement du rôle du conseil syndical : Plus de contrôle pour les copropriétaires et un pouvoir de contrainte accru sur le syndic.
• Évolution des droits liés aux parties communes : Intégration des droits accessoires, du droit d’affichage et du droit de construire.
• Durcissement des règles concernant les retards de paiement : Mise en place de mesures dissuasives et extension de ces règles aux travaux non inclus dans le budget prévisionnel.

Toutes les réponses aux questions souvent posées

Vous vous posez encore des questions sur le vote électronique pour une assemblée générale des copropriétaires ? Alors voici notre section questions/réponses qui vous apportera certainement toutes les informations supplémentaires dont vous aurez besoin !

Est-ce possible de contester une décision prise lors d'un vote assemblée générale ?

Il est effectivement possible de contester une décision prise lors d'une AG pour un copropriétaire absent ou défaillant. Pour ce faire, il dispose d'un délai de deux mois à la suite de la réception du procès-verbal de l'assemblée générale.

Faut-il rédiger un procès-verbal à la suite de l'assemblée générale de copropriété ?  

Il est obligatoire de rédiger un procès-verbal à la suite d'une AG. Celui fait état des débats et décisions prises lors de cette réunion et doit être envoyé au plus tard dans les 8 jours suivants la tenue de l'assemblée générale.

Quand faut-il organiser l'assemblée générale de copropriété ?

Le syndic est tenu de convoquer une assemblée générale ordinaire de la copropriété au moins une fois par an. Toutefois, certains événements peuvent nécessiter la tenue d'assemblées générales extraordinaires au cours de l'année. Cela se produit notamment pour approuver des décisions urgentes qui ne peuvent attendre la prochaine assemblée générale annuelle.

‍