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Voteer, votre logiciel de vote électronique pour assemblée générale

Voteer est un logiciel de vote électronique qui vous permet de faciliter et de simplifier vos votes et élections. Adaptable à de très nombreux scrutins, il est une solution parfaite pour réaliser un vote électronique dans le cadre d’assemblées générales. Accessible et sécurisé, Voteer vous offre la voix d’un vote en ligne répondant à toutes vos attentes. Vous souhaitez savoir comment réaliser un vote électronique pour une assemblée générale grâce à ce logiciel ? Alors voici tout ce que vous devez savoir ! 

Gérer les votes de votre assemblée générale en toute sécurité

L’assemblée générale est un réel temps fort dans la vie d’une organisation, qu’elle soit une entreprise, une association ou une copropriété. 

Lors de ce temps de réunion, de nombreux sujets sont discutés avec les personnes invitées comme les associés, les actionnaires ou les membres, et des moments de vote sont également prévus afin de prendre une décision. Voteer, notre logiciel de vote électronique, vous permet d’organiser ces scrutins simplement et de manières sécurisées. 

De A à Z, la plateforme vous offre des solutions adaptables à vos besoins. Envoi de la convocation aux assemblées générales, inscription, gestion des procurations, publications, sessions de questions/réponses, émargements électronique des électeurs sur la feuille de présence, suivi des votes en ligne en direct ou par anticipation, dépouillement et annonce des résultats, mais aussi rapport post-vote, tout est conçu afin d’améliorer votre expérience ainsi que celle de vos électeurs. 

De plus, Voteer met un point d’honneur à mettre la protection des données au centre de sa politique de confidentialité pour un vote électronique en assemblée générale. Grâce au respect de la loi et des réglementations les plus strictes dans le domaine, la réalisation du vote électronique assure le respect des normes légales les plus exigeantes lors d'une AG.

Actualités : De plus en plus de preuves démontrent la fiabilité de la sécurité du vote électronique. En conséquence, des pays tels que le Mexique, la Norvège, la France et l'Italie ont décidé d'adopter ou prévoient d'adopter le vote électronique pour leurs prochaines élections présidentielles. Cette initiative vise principalement à simplifier le processus de vote pour les citoyens résidant à l'étranger et à encourager un dialogue social plus inclusif à l'échelle mondiale.

Nos éléments indispensables pour simplifier l'organisation des votes de votre assemblée générale 

Pour réaliser un vote électronique d'assemblée générale en ligne dans les règles de l’art, il convient de respecter certaines étapes clés. 

Voteer vous offre une solution tout-en-un afin de simplifier l’organisation et la mise en place du vote électronique en assemblée générale et de respecter ces étapes. 

En amont de l’AG, Voteer vous offre les meilleures dispositions afin de prévoir le déroulement de cette dernière dans le cadre de la législation et dans le respect du droit de vote. Notre équipe est présente pour vous guider au mieux à travers des outils indispensables de notre site internet. 

En effet, Voteer vous offre la possibilité de vous aider dans le processus de mise en place grâce à un accompagnement personnalisé lors d’une démo ou d’un devis. Un expert est à votre disposition pour vous permettre d’établir le plus sereinement possible la conception de chaque phase de votre scrutin. 

Une fois cette étape réalisée, vous bénéficiez également d'une aide du logiciel afin d’élaborer certaines formalités comme par exemple : 

• L’envoi des convocations à l’Assemblée Générale à tous vos participants (actionnaires, associés...)
• L'inscription à l'assemblée générale
• La gestion des pouvoirs nominatif et au président
• L'émargement de la liste de présence
• Le vote par anticipation
• Le vote en direct en présentiel, distanciel ou par correspondance
• L'intégration avec Microsoft Teams, Zoom ou Webex
• La réalisation automatique du dépouillement des résultats du vote en ligne 

Attention : les résultats d’un vote électronique en assemblée générale ne peuvent pas être pris en compte et approuvés si le quorum n’est pas respecté. Ce dernier permet d'assurer la conformité d'un vote par un nombre obligatoire d'électeurs.

Une solution qui s’adapte à vos besoins

Puisque l’outil de vote électronique a pour objectif de simplifier l’organisation et le processus de vote électronique en assemblée générale, notre solution est totalement adaptable à vos besoins. 

Cela peut inclure le type de vote à adopter, ainsi que les conditions de participation. 

Voteer vous propose de choisir l’option de vote électronique qui correspond le plus à vos attentes pour vos assemblées. Ainsi, vous pourrez proposer à vos électeurs de voter sous la forme : 

• Vote de résolution (Pour - Contre - Abstention)
• Vote uninominal (Un seul nom peut être voté)
• Vote plurinominal (Plusieurs noms peuvent être votés)
• Vote par liste avec ou sans rature (Élection d'une liste)

Le choix du type de vote dépend essentiellement de la teneur du vote mise en place et de la question qui est posée aux électeurs lors de vos assemblées générales.

Tous les avantages d’un vote électronique pour une assemblée générale

La réalisation d’un vote électronique assemblée générale possède de très nombreux avantages, autant pour vous, que pour vos électeurs.

Moderniser son processus de vote

Le système de vote électronique est une réelle modernisation du processus de vote. À l’instar de l’évolution des entreprises vers des processus et des logistiques toujours plus efficaces et optimisées, notamment depuis la crise de la covid, mais également grâce à l’aide du numérique, le vote en ligne est un véritable gain de temps et d’organisation.

Pour les organisateurs, un logiciel de vote électronique est la meilleure façon d’accueillir un processus électoral beaucoup plus fluide. Et, pour les électeurs, il s’agit d’une expérience électorale utilisateur optimisée, favorisant grandement l’engagement de chacun des participants. 

Des fonctionnalités pour un vote électronique permettant sécurité, efficacité et souplesse

Voteer et sa solution de vote en ligne sont également synonyme de sécurité, d’efficacité et de souplesse : 

• Sécurité : l’utilisation de technologies dernier cri comme les techniques cryptographiques de pointe ou encore la blockchain efface le risque de fraude. La confidentialité du vote et l’intégrité de ce dernier seront encore plus justifiés par l’utilisation d’un processus de vote électronique. De même pour les données personnelles des électeurs, aucun risque de non-respect de l’anonymat. 
• Efficacité : cette solution aux multiples fonctionnalités comme les sessions questions réponses favorise le taux de participation et renforce l’efficacité de votre scrutin de manières décuplée. 
• Souplesse : polyvalente, la plateforme de vote électronique Voteer est capable de s’adapter à chacune des contraintes d’une structure. Vote en présentiel, à distance, et même hybride ne seront plus un souci dans l’organisation de votre scrutin. Chacun aura l'occasion de donner sa voie.

Les questions les plus posées par les utilisateurs

Vous vous posez encore quelques questions concernant le vote électronique pour une assemblée générale, ou bien sur ce temps de réunion ? Alors voici notre section “questions/réponses” qui devrait vous éclairer !

Quelle est la distinction entre une assemblée générale ordinaire (AGO) et une assemblée générale extraordinaire (AGE) ?

Tandis que l'AGO a lieu annuellement pour passer en revue les finances et les opérations de l'entreprise, l'AGE peut être convoquée plusieurs fois par an pour prendre des décisions importantes concernant la structure ou le fonctionnement de l'entreprise. Il est essentiel de souligner que, quel que soit le type d'assemblée, la rédaction d'un procès-verbal est systématiquement requise pour toutes les entreprises et associations d'après la loi.

Quel est le moment approprié pour tenir une assemblée générale d'entreprise ?

Bien qu'il n'existe pas de date fixe pour la tenue des assemblées générales, il est obligatoire d'organiser une assemblée générale ordinaire annuellement, dans les six mois suivant la fin de l'exercice social. Ainsi, si une entreprise clôt son exercice social le 31 décembre de l'année N, son assemblée générale ordinaire doit impérativement se dérouler avant le 30 juin de l'année N+1.

Qui rédige le procès-verbal d'Assemblée générale ?

Dans une Assemblée Générale, le procès-verbal (PV) est un document crucial qui récapitule les discussions et les décisions prises. La responsabilité de sa rédaction dépend généralement du type de l'entité organisatrice :

1. Dans une SARL (Société à Responsabilité Limitée) : c'est généralement le gérant de la SARL qui est chargé de la rédaction du PV d'Assemblée Générale. Il peut le faire lui-même ou désigner un autre membre pour le faire.
2. Dans une SA (Société Anonyme) ou une SAS (Société par Actions Simplifiée) : le président de l’assemblée, souvent un membre du conseil d’administration, ou un président spécifiquement désigné pour l'assemblée, est habituellement responsable de la rédaction du PV. Cela peut également être un membre du conseil d'administration ou toute autre personne désignée par l’assemblée.
3. Utilisation d'un secrétaire de séance : indépendamment du type de société, un secrétaire de séance peut être nommé pour rédiger le PV. Cette personne doit être capable de comprendre et de suivre les discussions pour assurer une transcription fidèle et précise des débats et des résolutions adoptées.
4. Rôle de l'expert-comptable : Il n'est pas rare que l'expert-comptable assiste à l'Assemblée Générale annuelle, notamment celle qui inclut l'approbation des comptes. Dans ce contexte, il peut également être sollicité pour rédiger le PV, compte tenu de sa connaissance approfondie des aspects financiers de la société.

Il est important que le PV soit rédigé de manière précise et détaillée, car il sert de référence officielle pour les décisions prises lors de l'assemblée.

Attention : un procès-verbal d’assemblée générale est utilisé comme preuve en cas de conflit. Pour cette raison, il respecte un format précis selon l'article R225-106 présent dans le Code de commerce et doit être enregistré dans un registre spécial situé au siège social de l'entreprise.

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