Tout savoir sur le scrutateur en Assemblée générale

L'Assemblée générale est un moment crucial pour les organisations. Entre délibérations, discussions et votes, des décisions fondamentales sont très souvent prises lors de ce temps de réunion. C'est pour cette raison que certaines personnes sont désignées afin de garantir le bon déroulé d'une AG. Ces personnes, ce sont notamment les scrutateurs. Un scrutateur possède un rôle essentiel dans le cadre d'une assemblée générale. Voyons ensemble tout ce qu'il faut savoir sur le rôle d'un scrutateur assemblée générale.

Quel est le rôle du scrutateur en Assemblée générale ?

Le rôle du scrutateur en assemblée générale est défini selon l'article 1844-5 du Code civil. Ce dernier dit que le scrutateur est "une personne désignée pour assister à l’assemblée générale des copropriétaires et veiller à ce que les votes soient comptabilisés correctement".

En d'autres mots, le scrutateur est le garant du bon déroulé du vote ainsi que du dépouillement au sein d'une assemblée générale, pour une copropriété, mais aussi pour une société. Le plus grand devoir du scrutateur est donc celui d'observation du déroulé du vote. Mais attention, le scrutateur se doit d'avoir le regard le plus neutre possible à l'égard des décisions prises lors de l'assemblée générale.

Bon à savoir : Le scrutateur remplace ce que l’on appelait autrefois le « bureau » de l’assemblée générale, un terme qui peut encore apparaître dans certains anciens règlements de syndic de copropriété.

Quelles sont les responsabilités du scrutateur ?

Du fait de son rôle central lors d'une assemblée générale, le scrutateur possède un grand nombre de responsabilités.  

Veiller à ce que le vote soit fiable

Comme nous l'avons dit précédemment, l'une des principales missions d'un scrutateur lors d'une assemblée générale est de s'assurer du bon déroulement d'un scrutin. Dans ce cadre, il a la responsabilité de veiller à ce que le vote soit fiable. De ce fait, il a pour objectif de :

• s'assurer qu'aucun mandataire n’excède la limite de 10 % des voix du syndicat
• s'assurer que les votes sont comptés correctement
• vérifier l'enregistrement de chaque vote des électeurs
• vérifier l'exactitude des votes

À la fin de la session de vote, le scrutateur est également la personne en charge d'annoncer les résultats du vote.

En somme, il doit s'assurer du début à la fin, que toutes les règles et les procédures de vote soient correctement effectuées et respectées.

Bon à savoir : À l'issue de l'assemblée générale et dans un délai de 8 jours, le scrutateur signe le procès verbal en compagnie du président de séance et du secrétaire.

S’assurer du bon déroulement de l’Assemblée générale et de l’ordre du jour

Outre son rôle clé dans le déroulé d'un vote sans encombre, le scrutateur est également garant du bon déroulement de l'assemblée générale dans sa globalité ainsi que du respect de l'ordre du jour établi au préalable.

Il a pour but de veiller à ce que les débats et les délibérations se déroulent de manière ordonnée.

Bon à savoir : En cas de litige ou de contestation de la part des personnes présentes lors de l'assemblée générale, le scrutateur est la personne autorisée à intervenir afin de clarifier les règles et les procédures de ce temps de réunion.

Décompte des personnes présentes

Le scrutateur est également la personne en charge de décompter les personnes présentes à l'assemblée générale.

En effet, il est dans le devoir d'établir une feuille de présence afin d'attester de la présence des personnes conviées. Cela inclut également les personnes ayant effectué une demande de procuration, ainsi que, dans le cadre d'une AG hybride, toutes les personnes en distanciel.

En cas de non-respect du quorum, le scrutateur doit prendre toutes les mesures nécessaires.

Comment est choisi le scrutateur pour une AG ?

Tout comme le président de séance d'une assemblée générale, le scrutateur est désigné. Voici tout ce que vous devez savoir sur la manière dont est choisie cette personne.

Combien faut-il de scrutateurs en AG ?

Le nombre de scrutateurs à désigner dépend de la taille de la copropriété et de la complexité des votes à réaliser. Bien que la désignation de scrutateurs ne soit pas obligatoire, il est souvent recommandé d’en nommer au moins deux pour partager les responsabilités et garantir une double vérification des opérations.

Modalités pour choisir le scrutateur

C'est l'article 15 du décret du 17 mars 1967 qui définit les modalités afin de choisir le scrutateur de l'assemblée générale.

Le choix se fait via une élection qui se déroule au début de la séance. Ainsi, le ou les scrutateurs de l'assemblée générale sont élus à la majorité de l'article 24. Il s'agit d'un scrutin à majorité simple.

Bon à savoir : L'élection du scrutateur de l'assemblée générale doit être distincte de celle du président de séance dans le but d'éviter toute confusion et contestation.

Qui peut devenir scrutateur ?

Il n'existe pas de qualification spécifique afin de devenir scrutateur lors d'une assemblée générale. Le plus important comme nous l'avons évoqué précédemment est d'être le plus impartial et intègre possible. Toutefois, pour être défini comme un scrutateur efficace, il existe quelques compétences appréciables afin d'exercer ce rôle. Nous pouvons notamment citer :

• La connaissance du règlement et des status de l'entreprise ou de la copropriété
• Des aptitudes en communication afin d'établir une communication claire avec les autres membres présents lors de ce temps de réunion
• Une rapidité d'exécution, notamment dans le compte des votes
• Une capacité à rester équitable dans chacune des décisions qui vont être prises et votées
• Une capacité à garder son calme lors des conflits et à les résoudre

Toutes les réponses aux questions les plus posées

Vous vous posez encore des questions à propos du rôle d'un scrutateur lors d'une assemblée générale ? Alors voici notre section questions/réponses qui pourra vous aider à trouver les informations que vous cherchez !

Est-ce que le président de séance peut être scrutateur de l'assemblée générale ?

Non, il est déconseillé que le président de séance soit également scrutateur lors de l'Assemblée générale. Le cumul de ces deux fonctions pourrait entraîner des conflits d'intérêts et nuire à l'impartialité nécessaire pour garantir la transparence et la validité des délibérations. Il est préférable que ces rôles soient tenus par des personnes différentes pour assurer une vérification mutuelle et éviter toute contestation ultérieure.

Le scrutateur participe-t-il aux votes lors de l'ag ?

Oui, le scrutateur peut participer aux votes lors de l'Assemblée générale s'il est également copropriétaire. Cependant, il doit veiller à distinguer ses rôles de votant et de scrutateur pour garantir l'impartialité et l'intégrité des processus de vérification des votes.

Y a-t-il besoin d'un scrutateur dans le cadre d'une assemblée générale d'association ?

La nécessité d'un scrutateur dans le cadre d'une assemblée générale d'association dépend des statuts de l'association et de la législation applicable. En général, la présence d'un scrutateur peut être recommandée pour assurer la transparence et la régularité des votes, surtout dans des associations de grande taille ou lorsque des décisions importantes doivent être prises.

‍