Tout savoir sur la procuration Assemblée générale

Moment fort dans le calendrier, l'assemblée générale est souvent synonyme de vote. Toutefois, il est malheureusement possible que tous les protagonistes ne puissent pas être présents. C'est pour cette raison qui est possible de faire un vote par procuration et de donner votre pouvoir à une autre personne. Voici tout ce qu'il faut savoir sur la procuration en assemblée générale !

À quoi sert la procuration en assemblée générale ?

La procuration en assemblée générale sert à vous faire représenter par une autre personne afin de pouvoir donner votre vote si vous ne pouvez pas le faire vous-même. Dans ce cas, cette personne désignée va alors voter en votre nom en devenant votre mandataire.

Le pouvoir par procuration offre la possibilité pour la personne représentée de :

• Participer aux délibérations et aux votes 
• Discuter les textes soumis lors d’une assemblée générale

Bien évidemment, lors d'un vote par procuration, l'orientation de votre choix reste totalement respectée par la personne qui vous représente.

Pouvoir faire procuration lors d'un vote en assemblée générale est d'une importance capitale. Premièrement, car cela vous permet de pouvoir voter sans être présent. Mais cela est d'une grande importance pour ne pas porter préjudice au déroulé de l'assemblée générale, surtout si cette dernière ne possède pas le quorum requis afin de pouvoir réaliser une session de vote. Elle permet d'informer le syndic de copropriété et les autres copropriétaires de votre absence à la prochaine AG.

Bon à savoir : Lors d'une AG d'association ou de copropriété, il est tout à fait possible de voter aussi par procuration.

Quelles sont les différentes personnes concernées par une procuration ?

Dans une situation de procuration assemblée générale, on constate la présence de deux acteurs : la personne qui est représentée, et la personne qui représente. Pour réaliser une procuration dans le cadre d'une assemblée générale dans les règles de l'art, il convient de comprendre le rôle de chacun de ses protagonistes.

La personne qui est représentée

La personne représentée est celle qui va donner sa procuration. Aussi appelée le mandant, cette dernière va, via la procuration, donner les pleins pouvoir de son pouvoir de décision à son représentant.

La personne représentée est dans l'obligation de rédiger une procuration claire et complète afin de céder son pouvoir de décision.

La personne qui représente

La personne qui représente, ou bien aussi appelé le mandataire, est celle qui va représenter la personne absente lors de l'assemblée générale, et faire bon usage de sa procuration.

Le mandataire peut-être :

• Dans une SCI : un associé ou un tiers de l'entreprise
• Dans une SARL : son conjoint, à moins que les deux époux soient les seuls associés de la société, ou bien un associé de l'entreprise si cette dernière en compte au moins deux
• Dans une SAS : ce sont les statuts de l'entreprise qui fixe les personnes pouvant être mandatées dans le cadre d'une procuration en assemblée générale
• Dans une association : le président ou les autres membres de l'association
• Pour une copropriété : un autre copropriétaire

Bon à savoir : Au moment de remplir la feuille de présence, le mandataire qui remplace et représente le membre en cas d'absence doit mentionner le nombre de pouvoirs possédé. Elle votera après en son nom.

Comment rédiger une procuration pour une Assemblée générale ?

Vous prévoyez de voter par procuration lors d'une prochaine assemblée générale ? Alors voici quelques informations qui vous permettront de savoir comment rédiger votre procuration.

Comment rédiger une procuration ?

Le modèle de rédaction d'une procuration en AG est défini par la loi. Cette dernière porte la forme d'une lettre contenant différentes informations obligatoires. En effet, la lettre doit être écrite par la personne qui effectue une demande de procuration, datée et signée.

Il est également possible de digitaliser la procuration depuis la plateforme de vote électronique en quelques clics.

Durée de validité du pouvoir d'une procuration lors d'une assemblée générale

L'un des points les plus importants à connaître dans le cadre d'un vote par procuration au sein d'une assemblée générale est la durée de validité du pouvoir.

En effet, votre procuration pour un vote en assemblée générale n'aura d'effet que pour l'assemblée générale qui suit votre procuration. Cela signifie que cette dernière ne peut pas être permanente, et qu'en cas de besoin, elle devra être renouvelée.

Certaines exceptions sont tout de même à noter :

• Pour une assemblée générale ordinaire ainsi que pour une assemblée générale extraordinaire, la procuration peut être valable si l'AG est tenue dans un délai maximum de 15 jours, et de 7 jours pour une SARL.
• Une procuration peut encore faire effet si l'assemblée suivante possède le même ordre du jour, ou si, par exemple, le quorum n'a pas pu être atteint lors de la dernière AG.

Toutes les questions les plus posées

Vous vous posez encore quelques questions concernant le vote par procuration dans le cadre d'une assemblée générale ? Alors voici notre section questions/réponses qui devrait vous aider à en savoir plus !

Quelle est la valeur juridique d'une procuration lors d'une assemblée générale ?

La personne qui accorde une procuration conserve l'intégralité de ses droits, ce qui signifie qu'elle peut toujours accomplir elle-même les actes pour lesquels elle a donné procuration lors d'une assemblée générale.

Qui peut annuler une procuration ?

Le mandant peut révoquer une procuration à tout moment. Même si la durée du mandat est précisée dans la procuration, le mandant peut annuler celle-ci avant son expiration. Il est recommandé de procéder à la révocation sous forme notariée.

Est-ce qu'une lettre de procuration doit être manuscrite ?

De manière usuelle, une lettre de procuration est généralement manuscrite. Toutefois, depuis la loi du 13 mars 2002, il est tout à fait possible de rédiger cette dernière de manière numérique. En effet, cette loi confère une valeur probante aux écrits numériques. Il est également possible de donner un pouvoir depuis l'application de vote.

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