Comment bien rédiger son PV d'Assemblée générale ?

Rédiger un procès-verbal, ou PV d’Assemblée générale, est une étape primordiale afin d’assurer le fonctionnement d’une structure, entreprise ou association. Ce document permet de tenir informé toutes les parties prenantes d’une organisation (associés, actionnaires, gérants, ou encore la direction) de ce qu’il s’est dit pendant ce temps de réunion. Afin de faciliter la communication, il convient qu’un PV d’Assemblée générale soit parfaitement rédigé pour faire état d'un compte rendu le plus clair possible des dires de tous les membres présents. La rédaction des procès-verbaux appartenant à un certain cadre, il est d'une grande importance d'en comprendre le fond et la forme. Vous souhaitez en savoir plus, alors voici nos conseils afin de bien rédiger votre procès-verbal d'une AG ! 

Bien rédiger son PV d’Assemblée générale : nos conseils 

Afin de rédiger un procès-verbal d'assemblée générale dans les règles de l’art, il convient de prendre en compte deux aspects : le fond et la forme. Si ces derniers sont réalisés avec soin, alors vous pourrez être certain de la qualité de votre document ! 

La forme de votre procès-verbal de votre AG

La personne en charge de la rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale, soit la plupart du temps le président de séance, ou bien le secrétaire, doit prendre soin de le rendre le plus accessible et clair possible. 

Bien qu’autrefois un procès-verbal d'assemblée générale prenait plutôt la forme d’un document physique et rédigé à la main, il est bien évidemment possible de le rédiger de façon digitale de nos jours. Le plus important est que toutes les informations relatives au compte-rendu et à son archivage soient complétées, c’est-à-dire : 

• la date
• la signature de l’auteur 
• la catégorie dans laquelle il doit être classé

Un autre point à ne pas négliger dans la forme de votre PV d’assemblée générale est sa lisibilité, surtout s’il est écrit à la main. Il est plus que conseillé de partager un document clair, sans rature ou annotation superflue, mais aussi avec un texte aéré et non-surchargé.

Si votre procès-verbal d’assemblée générale possède plusieurs feuilles, prenez soin de numéroter chacune d’entre elles. Pour vous aider, il est tout à fait possible de choisir un modèle qui vous donnera la bonne direction à suivre.

Actualités : La digitalisation des procès-verbaux d’assemblée générale gagne en popularité, offrant une meilleure accessibilité et une facilité de partage et d’archivage électronique.

Le fond de votre PV AG

Maintenant que vous savez à quoi doit ressembler votre PV d’AG, il est temps de s’occuper du principal : le fond. 

Avant toute chose, il convient d’énoncer clairement une règle de base qui pourra largement vous faciliter la vie : nous n’attendons pas d’un procès-verbal que l’ensemble de l’assemblée générale y soit retranscrite en intégralité.

En effet, l’objectif est plutôt de faire paraître dans le contenu du procès-verbal, un résumé des points abordés les plus importants, des débats, des décisions ou des délibérations dont les parties prenantes non présentes (actionnaires, associés, copropriétaires, dirigeants...) lors de la réunion, devraient être informées. Attention toutefois à bien prendre en compte la clause statutaire applicable. 

Ainsi, voici les informations qui doivent apparaître afin de correctement rédiger ce document : 

• Les informations relatives à la société ou à l'association : sa dénomination, son statut juridique (SA, SARL,...), le montant de son capital, son siège social, le SIREN, son lieu d’immatriculation.

• Les informations relatives à l’assemblée générale : date, lieu, heure, le type d’AG, les membres présents et représentés, la personne à l’origine de la réunion, l’ordre du jour, les documents fournis, les événements notables, heure de levée de l'assemblée générale.

• Les informations relatives aux décisions prises : une synthèse des échanges et discussions, un résumé des débats et des interventions, les résolutions adoptées ou non par l’assemblée, les nombres de participants en cas de vote, les résultats des votes effectués, les noms et fonctions des signataires du procès-verbal.
  Le plus important est de rédiger de façon claire et objective tout le déroulé de l’assemblée générale. Si besoin, une annexe peut être ajoutée afin d’y réunir des documents et informations supplémentaires de nature moins formels. 

Dans la même lignée, pour la rédaction d'un PV association ou copropriété, il est essentiel de faire attention au fond. Par exemple, lors de la rédaction d'un PV copropriété, il est primordial de mentionner les problèmes de gestion de la copropriété ou encore les décisions prises par les copropriétaires lors du vote.

Pourquoi réaliser un procès-verbal d’Assemblée générale ? 

Rédiger un procès-verbal Assemblée générale est obligatoire pour les sociétés. Que ce soit une société en nom collectif, ou bien une société anonyme, la tenue d'une assemblée générale et la rédaction de son procès-verbal sont obligatoires.

Toutefois, celui-ci est un véritable support pour la bonne santé d’une structure. Il permet de rendre compte, pour l’ensemble des personnes qui le consultent, de l’ensemble des décisions prises en rapport avec la vie d’une société ou d’une organisation.

PV d'Assemblée générale de constitution de la société

La tenue d'une Assemblée Générale de constitution est cruciale lors de la création d'une entreprise (SARL, SAS, SA, ou autre forme juridique). À l'issue de cette assemblée, la rédaction d'un PV est indispensable. Ce document est essentiel pour former le dossier d'enregistrement de la société auprès du greffe et pour officialiser l'identité des associés fondateurs.

Procès verbal d'Assemblée générale de modification des statuts

Des événements tels que le changement d'adresse du siège social, le retrait d'un actionnaire du capital social, ou un changement de dirigeant de la société, nécessitent inévitablement une modification des statuts de l'entreprise. Une assemblée générale est requise pour effectuer ces modifications et sa retranscription. Le PV d'AG qui en découle doit être déposé au greffe du tribunal de commerce, car il certifie le consentement des associés présents lors de l'assemblée générale de modification.

PV d'Assemblée générale de dissolution et de liquidation de l'entreprise

La dissolution et la liquidation d'une entreprise doivent être formalisées par un PV d'AG. Ce document est également crucial lors de la procédure de dissolution, car il doit être inclus dans le dossier justificatif requis pour dissoudre l'entreprise.

Il est également d'une véritable utilité pour une entreprise ou une association afin d'orienter certaines prises de décisions dans le futur, et de comprendre comment mieux anticiper les besoins et atteindre un objectif.

En effet, à la fin de chaque séance, ce document doit être rédigé et signé. 

Attention : Soyez vigilant, un procès-verbal d’assemblée générale est utilisé comme preuve en cas de conflit. Pour cette raison, il respecte un formalisme précis selon l'article R225-106 du Code de commerce et doit être enregistré dans un registre spécial situé au siège social de l'entreprise.

Est-il possible de faire des modifications sur un procès-verbal d’Assemblée générale ?

Modifier un procès-verbal d’Assemblée générale après son approbation n’est généralement pas autorisé, car il s'agit d'un document officiel qui rend compte de manière fidèle et définitive des décisions prises lors de l'assemblée. Cependant, des ajustements ou des corrections peuvent être envisageables dans certains cas spécifiques, sous certaines conditions :

• Corrections de fautes et erreurs matérielles : Si des erreurs de frappe, des fautes d'orthographe ou des inexactitudes factuelles mineures sont détectées dans un PV d'AG, elles peuvent être corrigées avec l'accord des membres présents à l'assemblée ou selon les modalités définies par les statuts de l'entreprise ou l'association.
• Addition de mentions omises : Si des informations obligatoires ont été omises par inadvertance dans un procès-verbal (comme les résultats de vote, des décisions ou des points essentiels discutés), une modification peut être effectuée pour inclure ces détails, souvent lors des prochaines assemblées où les modifications doivent être ratifiées par les membres.
• Procédure statutaire : Les statuts de certaines organisations peuvent prévoir des procédures spécifiques pour la modification des procès-verbaux. Ces procédures doivent être suivies scrupuleusement pour assurer la légalité des modifications en cas de contrôle.

Dans tous les cas, toute modification apportée à un procès-verbal doit être clairement documentée, approuvée et signée par les personnes autorisées, afin de maintenir la transparence et l'intégrité du PV. Il est également prudent de conserver une trace des versions originales et modifiées pour des raisons de conformité et d'audit de la société ou association. En cas de non-respect des différentes règles que nous venons d'énoncer, il est possible de se voir attribuer des sanctions de la part du tribunal de commerce.

Les avantages de choisir Voteer pour le procès verbal

Voteer est une excellente option pour assurer un procès verbal d'assemblée générale optimal. En effet, il est possible d'y joindre la feuille de présence de l'AG, mais également le résultat du ou des votes organisés.

Par ailleurs, le vote électronique est un choix judicieux. D'abord, il assure un vote simple, même à distance ou pour une assemblée hybride. Le vote électronique est sécurisé, fiable et personnalisable de A à Z. De plus, sachez que le vote électronique assure également sa non-opposabilité : un grand avantage pour le procès verbal.

Les questions les plus fréquentes 

Vous vous posez encore quelques questions à propos de la rédaction d'un procès-verbal ? Alors voici notre rubrique FAQ qui devrait vous permettre de trouver vos réponses ! 

Qu’est-ce qu’une Assemblée générale ordinaire ?

Une Assemblée Générale ordinaire est une obligation légale pour toutes les entreprises. Cette dernière doit être effectuée au maximum six mois après la clôture de l’exercice social de cette dernière. Pendant le temps d’une Assemblée Générale ordinaire, les différentes parties prenantes de l’entreprise, c’est-à-dire les associés ou les actionnaires, se réunissent dans le but de discuter et d’échanger à propos des comptes annuels, des résultats de l’année qui vient de s’écouler, et des projets à venir. Lors de ce temps de réunion, des moments de scrutin sont organisés afin de trouver un accord sur les différentes problématiques. 

Qui rédige le procès-verbal d'Assemblée générale ?

En règle générale, c’est le dirigeant de la société ou de l'association qui est chargé de la rédaction du procès-verbal d’assemblée générale. Selon les sociétés, il s’agit : 

• Du gérant pour une SARL 
• Du président de l’assemblée ou un membre du conseil d’administration pour des SA ou SAS. 

Toutefois, il est également possible, lorsque toutes les conditions sont réunies, de faire appel à un ou une secrétaire de séance pour rédiger un PV d'AG. Il faut alors s’assurer que la personne est en capacité de suivre et de comprendre les sujets abordés au sein de la séance.

Bon à savoir : Dans les petites sociétés, il est fréquent que l'expert-comptable participe au déroulement de l'assemblée générale annuelle (qui inclut l'approbation des comptes) et assume la fonction de rédacteur du PV.

Quelle est la différence entre une AGO et une AGE ?

Une AGE ou Assemblée Extraordinaire Exceptionnelle peut avoir lieu plusieurs fois dans l’année. Celle-ci a lieu lorsque des décisions exceptionnelles doivent être prises dans le contexte de l’entreprise. Alors qu’une AGO, ou Assemblée Générale ordinaire, a lieu une fois par an afin de faire un état des lieux de la santé d’une organisation. 

Attention : Peu importe le type d'assemblée générale, la rédaction d'un procès-verbal reste une obligation pour les sociétés ou les associations. En effet, le PV atteste les décisions et votes réalisés lors de ce dernier. Sans sa rédaction, les participants pourraient facilement contester toutes les décisions prises.

Combien de temps faut-il conserver un PV d’assemblée générale ?

La loi stipule qu’un procès-verbal d’AG doit être soumis à un délai de conservation qui est égale à une durée de 5 ans à compter du dernier procès-verbal d'assemblée générale enregistrée.

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