La feuille de présence d'une AG est-elle utile et obligatoire ?

La feuille de présence Assemblée générale est un document très souvent évoqué dans l'organisation et la tenue d'une AG. Au sein d'une société, d'une copropriété ou d'une association, c'est une feuille essentielle pour l'Assemblée générale. Utilité, avantages, digitalisation... Voyons ensemble tout ce qu'il faut savoir sur la feuille de présence.

La feuille de présence en Assemblée générale : à quoi sert-elle ?

Qu'il s'agisse d'une feuille de présence pour une Assemblée générale de société, d'association ou autre, elle a une importance à ne pas négliger.

La feuille de présence est-elle obligatoire ou seulement utile ?

Avoir une feuille de présence permet de faire émarger les membres qui participent à l'AG, et les titulaires de pouvoirs.

Une question qui peut se poser est de savoir si elle est obligatoire ou si elle est simplement un document utile à avoir. Cela dépend de si elle est prévue par les statuts ou par le règlement intérieur de l'association ou non. Vous pouvez donc la rendre obligatoire.

Que doit contenir la feuille de présence d’une Assemblée générale ?

Plusieurs éléments doivent être mentionnés obligatoirement pour avoir une valeur probante.

• Les noms, prénoms et signature de tous les participants.
• Les noms, prénoms et signature des membres qui ont des procurations, ainsi que les noms et prénom des personnes qu'ils représentent.
• En bas de la feuille devra être indiqué le nombre de membres présents et représentés, ainsi que le nombre d'absents.

Bon à savoir :  Notez que la feuille de présence doit être signée par le président et le secrétaire de séance pour être certifiée, et par les éventuels scrutateurs.

Vous pouvez trouver un modèle en ligne, qui vous aidera à avoir une feuille de présence claire, pratique et probante. Après l'AG, et après avoir été signée, ce document est annexé au procès-verbal de la réunion.

Les participants en visio, une mention à prévoir

Les membres qui participent à l’assemblée générale par visioconférence peuvent être présents et inscrits dans la feuille de présence. Mais uniquement si les statuts, ou le règlement intérieur selon les cas, prévoient cette option.

Pourquoi une feuille de présence peut être très utile ?

En plus de ces éléments, la feuille de présence a aussi un aspect utile, et peut même devenir indispensable.

La feuille de présence en Assemblée générale pour s’assurer du quorum

Le quorum correspond au nombre de membres qui doivent être présents pour que les votes puissent avoir lieu dans une AG. Si ce n'est pas une obligation légale, le quorum peut tout de même être rendu obligatoire par sa mention dans les statuts ou le règlement de la structure.

Ainsi, quand ce nombre minimum n'est pas atteint (dès le début de la séance ou à cause de départs au cours de celle-ci), les délibérations ne peuvent plus avoir lieu. Dans ces cas-là, la séance doit être levée par le président : toutes les décisions prises lorsque le quorum n'est pas atteint sont annulées.

Il est donc primordial de tenir une feuille de présence. Avant la séance, et tout au long de celle-ci, on peut s'assurer que le quorum est bien atteint.

À noter : Le quorum compte également les personnes présentes par procuration.

Une annulation du vote possible sans feuille de présence en AG

Comme nous l'avons vu, atteindre le quorum est obligatoire. La feuille de présence permet de prouver que, tout au long de la séance, les membres étaient bien au nombre minimum requis pour la séance.

Pouvoir le prouver, grâce à la feuille de présence, évitera des tentatives d'actions en nullité. Les irrégularités de la feuille de présence peuvent entraîner l'annulation de l'Assemblée générale et de toutes les décisions qui ont pu y être prises.

Les avantages de la digitalisation de la feuille de présence

Si la feuille de présence est généralement au format papier, il existe bien des avantages à opter pour sa digitalisation.

Lorsque l'AG est organisée en présentiel, les participants signent en face de leur nom dans une liste (ou, dans le cas d'une procuration, en face du nom de la personne qui a donné sa procuration). Néanmoins, cela peut être assez chronophage, particulièrement si de nombreux membres sont attendus.

Mais il est aujourd'hui possible de faire autrement, avec le vote électronique. Le fonctionnement est similaire aux procédés des aéroports et des trains.

En effet, chaque participant reçoit un QR code sur l'application de vote, comme Voteer, qu'il présente à l'entrée de l'AG. Ce QR code est scanné, et la feuille de présence Assemblée générale est donc générée automatiquement.

Si une personne a des procurations, elle peut émarger avec son unique QR code pour elle-même, et pour ses procurations, ce qui est grand gain de temps.

Enfin, pour une AG en distanciel ou hybride, il est possible d'intégrer cette fonctionnalité sur des logiciels de visioconférence (Teams, Zoom, Webex). Vous obtenez automatiquement la feuille de présence complétée, avec les participants.

Toutes les questions les plus posées sur la feuille de présence d'Assemblée générale

Si nous avons déjà fait un bon tour d'horizon sur la feuille de présence d'Assemblée générale, voici la réponse à deux questions qui sont aussi souvent posées par les internautes.

Qui doit émerger sur la feuille de présence ?

Toutes les personnes présentes le jour de la réunion ou de l'Assemblée générale doivent émerger la feuille de présence. En fonction des cas, cela concerne donc les membres du bureau, les associés, les actionnaires, les membres de l'association, les copropriétaires...

En règle générale, chaque personne morale peut se faire représenter par une procuration.

La fiche de présence doit ensuite être signée par le président de l'AG, pour être validée.

Combien de temps doit-on conserver les feuilles de présence d’AG ?

Ce délai dépend également des situations. De manière générale, on doit garder le procès-verbal (et par extension la feuille de présence) pendant 3 ans au sein d'une entreprise, pendant 5 ans pour une copropriété.

Cette durée doit être inscrite dans les statuts ou le règlement intérieur de la structure.

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