Convocation assemblée générale de A à Z

Une convocation Assemblée générale est nécessaire pour que la réunion se passe pour le mieux. Que ce soit pour un conseil d'administration, une entreprise, un syndic de copropriété ou encore une association, il faudra envoyer aux participants une convocation à l'Assemblée générale. Pour réaliser au mieux ce document, et prévoir l'Assemblée générale de manière optimale, nous vous accompagnons étape par étape.

Tout ce qu’il y a à savoir sur la convocation à une Assemblée générale

La convocation à l'Assemblée générale est normalement décrite dans le règlement de l'association, de la copropriété ou de l'entreprise. Il faut donc s'y référer pour être sûr de l'organiser correctement, et notamment, de bien envoyer la convocation.

Quand doit-on organiser une AG ?

La tenue de l'Assemblée générale ordinaire est généralement organisée tous les ans, à une périodicité choisie. On y évoquera les dernières décisions de l'organisme, les futures actions, mais également le budget.

Les Assemblées générales extraordinaires se rassemblent pour parler d'une décision importante, et ponctuelle. Elles peuvent être convoquées n'importe quand, au besoin des organisateurs.

Bon à savoir : les Assemblées générales peuvent être organisées dans le mois choisi selon vos besoins, six mois maximum après la clôture de votre activité comptable.

Quand faut-il envoyer la convocation à l’Assemblée générale ?

Dans les deux cas cités plus haut, convoquer une Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, celle-ci devra être envoyée selon les statuts ou le règlement établis. Généralement, le délai de convocation se situe entre deux semaines et 30 jours avant la date de la réunion de l'Assemblée générale.

Elle doit être envoyée par courrier, publiée sur un tableau d'affiches ou un journal, exprimée par voie orale, ou encore par voie digitale comme nous le verrons juste après.

Il faut dans tous les cas s'assurer de sa bonne réception. Une convocation envoyée par la poste doit être une lettre recommandée, ou par email avec avis de réception.

Que doit contenir la convocation à l'AG ?

Plusieurs éléments sont indispensables dans la convocation d'une Assemblée générale :

• Le lieu de la réunion
• La date et l'heure auxquelles se tiendra l'Assemblée générale
• L'ordre du jour ainsi que les questions qui nécessiteront une délibération
• Les éventuels documents à consulter en amont de l'AG

Il est aussi possible (voire obligatoire selon les cas) de joindre un lien pour voter à distance, par voie électronique.

Pourquoi digitaliser la convocation à une Assemblée générale ?

Une convocation d'Assemblée générale digitale a plusieurs fonctions intéressantes pour votre organisation.

Tout d'abord, vous pouvez envoyer la convocation sur plusieurs médias, comme par email et par SMS à la fois. De plus, grâce à des outils de tracking, vous pouvez savoir en un clic si le message a été bien reçu par le destinataire.

Dans le cas inverse, vous pouvez savoir pourquoi la convocation n'a pas été reçue (une adresse mail invalide par exemple), et envoyer un nouveau message.

Vous pouvez enfin mettre en place une campagne de relance, par exemple une semaine avant, ou la veille de la réunion de l'Assemblée, afin que les participants ne l'oublient pas.

La digitalisation de la convocation assure donc que les électeurs ont tous bien reçu la convocation à l'Assemblée générale, ce qui maximise le taux de participation.

Organiser une Assemblée générale à distance

En utilisant un logiciel comme Voteer, vous pouvez dès à présent organiser une Assemblée générale à distance.

Les bonnes pratiques pour organiser une Assemblée générale à distance

Il faut d'abord envoyer la convocation de l'Assemblée générale, comme vu précédemment. Il faudra s'assurer au préalable qu'elle contienne tous les éléments obligatoires. Même si elle est transmise par voie électronique, la convocation doit être envoyée avec un avis de réception électronique.

L'ordre du jour doit être annoncé en amont, pour permettre à chacun de se préparer à la réunion et aux différents sujets qui y seront abordés.

Lors de l'envoi de la convocation, le lien à la réunion en visioconférence doit aussi être transmis. La mention "à distance" doit se trouver sur ladite convocation.

Vous pouvez par ailleurs s'assurer que tous les participants aient bien accès à Internet, et que leurs liens de connexion fonctionnent.

Bon à savoir : une Assemblée générale ne peut être effectuée à distance que si cela est bien autorisé dans ses statuts ou son règlement. La convocation et le procès verbal de l'AG doivent être envoyé aux copropriétaires du ou des lots de la copropriété.

Le vote électronique, une solution fiable et sécurisée

Pour effectuer les votes au sein de la réunion à distance, vous pouvez opter pour le vote électronique. C'est une solution sûre pour voter, et les données personnelles des participants à l'Assemblée générale sont protégées par Voteer.

Optez pour le vote dont vous avez besoin (anonyme, oui ou non...), et préparez votre vote en ligne simplement. Vous pouvez prévoir tout le scrutin, depuis l'émargement jusqu'au dépouillement. Le vote peut également être directement intégré au logiciel de visioconférence.

À noter : qu'il s'agisse d'une AG en présentiel, en distanciel ou hybride, le vote électronique peut être utilisé.

Les questions les plus fréquentes

Pour vous accompagner plus loin dans l'organisation d'une Assemblée générale, voici les réponses à des questions fréquemment posées par les internautes.

Quelles différences entre AGO et AGE ?

Une Assemblée générale ordinaire (AGO) est tenue tous les ans, pour évoquer l'activité de l'entreprise ou de l'association. Elle est convoquée à une date similaire chaque année, et réunit les actionnaires, les membres de la copropriété (copropriétaires) ou les membres de l'association, ainsi que les membres du bureau.

Une Assemblée générale extraordinaire (AGE) est organisée de manière exceptionnelle, quand une nécessité se présente. Elle n'est pas forcément urgente, mais demande d'être réunie : changement dans les statuts, fusion...

Peut-on annuler ou contester une décision prise en AG ?

Il est possible d'annuler ou de contester une décision prise en Assemblée générale, selon les conditions propres à chaque situation et surtout, au type d'AG (association, SARL...). Globalement, plusieurs raisons peuvent provoquer l'annulation d'une décision : non-respect de la majorité ou du quorum, non-respect de l'ordre du jour, documents non-reçus par les participants...

Celle-ci peut être demandée par le Président ou un associé. La personne qui demande l'annulation est en charge de tous les frais qui y sont liés.

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