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Assemblée Générale

Comment organiser une assemblée générale (AG) ?

Les étapes clés de l'organisation d'une assemblée générale réussie

Temps annuel obligatoire pour les entreprises, l’assemblée générale est une réunion lors de laquelle les parties prenantes (associés, actionnaires, membres adhérents, président...) peuvent discuter et voter des décisions importantes pour la structure. Il s’agit alors d’un moment fort de l’année qui se doit d’être particulier, bien préparé et organisé. Que ce soit en amont, pendant l’AG, et même après, ses organisateurs doivent respecter certaines étapes qui seront clés pour une organisation d’assemblée générale réussie. Vous souhaitez en savoir plus afin de savoir comment organiser une assemblée générale et les étapes à respecter ? Alors, vous êtes au bon endroit ! 

En amont : les étapes clés de l’organisation d’une assemblée générale réussie

Comme tout événement, l'assemblée générale se doit d’être planifiée et préparée avec soin et rigueur en amont. Pour ce faire, il est important de respecter les étapes que nous allons voir ensemble. 

Bon à savoir : Tout ce qui relève du sujet de l'assemblée générale d'une association ou d'une entreprise est indiqué dans les statuts de cette dernière.

Planifier votre assemblée générale 

Cela va de soi, la première étape pour organiser une assemblée générale, est de convenir d’une date, d’une heure et d’un lieu. Cette décision doit être prise assez à l’avance afin de pouvoir convier chacune des personnes invitées, et de pouvoir faire face aux possibles imprévus.

Veillez à ce que le lieu puisse être accessible facilement de tous, en voiture, ou bien en transports en commun. 

Définir l’ordre du jour de l’AG et les documents requis

L’objectif d’une réunion de cette envergure est de discuter et de débattre autour de plusieurs sujets. Afin d’organiser le déroulé de ce temps, et de ne faire l’impasse sur aucun des sujets, il est primordial de définir un ordre du jour. Celui-ci permettra à l’animateur de l’assemblée générale de bénéficier d’une véritable trame afin de structurer les moments d’échanges. 

Pour définir un ordre du jour, nous vous conseillons de : 

  • Définir un objectif et la liste des sujets qui doivent être abordés
  • Définir le temps alloué à chacun des sujets
  • Identifier les personnes référentes
  • Définir les objectifs fixés aux participants

Prenez également soin de rassembler ou préparer tous les documents qui seront utiles lors de l’assemblée générale. Ces derniers doivent être envoyés au préalable aux membres (président, actionnaires, associés...). 

Informer les invités : la convocation à l’assemblée générale

Afin de prévenir vos membres de la tenue de cette réunion, il est de coutume de leur envoyer une convocation à l’assemblée générale. Cette étape est particulièrement importante, car elle pourra donner une première impression de la teneur de l’événement. 

Pour rédiger cette convocation, certaines règles sont à connaître : 

  • Elle peut être envoyée en recommandé avec accusé de réception, mais bien que ce moyen soit privilégié, il n’est plus obligatoire et vous pouvez l’envoyer par courrier électronique.
  • Elle doit être envoyée dans un délai raisonnable pour laisser le temps aux invités de répondre. Pour les SARL ou SCI, il faut respecter un délai de 15 jours pour les assemblées ordinaires et 21 jours pour les assemblées extraordinaires.
  • Elle doit contenir toutes les informations pratiques relatives à votre AG. il s’agit notamment du nom de l’entreprise, de la date de la réunion, de l’heure précise et du lieu de rendez-vous.
  • Le contenu de votre convocation doit contenir l’ordre du jour de l’assemblée générale d'association ou de société. Cela permettra à vos invités de prendre connaissances de tous les sujets qui seront abordés, et de, si nécessaire, récolter toutes les informations en amont. Ils pourront notamment préparer leurs questions et leurs interventions à l’avance afin de faciliter leur participation et la prise de décision. 
  • La dernière chose concernant cette convocation, elle doit contenir le nom de celui ou celle qui en est à l’origine ainsi que sa signature
  • Concernant la forme, il convient que le document doit être lisible et compréhensible

Attention : Les modalités d'envoi de la convocation varient en fonction des dispositions de la société. L'envoi de cette convocation peut se faire par courrier postal ou électronique, cela dépend généralement du statut de l'entreprise.

Pendant : nos conseils pour le bon déroulé d’une assemblée générale

Avec une bonne préparation de votre assemblée générale, vous pouvez être rassuré sur le déroulé et la gestion de cette dernière le jour-j. Toutefois, nous pouvons vous donner quelques conseils afin de gérer au mieux ce temps fort. 

Le début de l’AG

La première chose à faire afin de garantir le bon déroulé et la gestion d’une assemblée générale d'association ou de société est de rappeler en début de séance le nom et le rôle de chacune des personnes présentes, mais aussi les raisons de leurs présences à cette réunion. Cela permettra de fluidifier les échanges et de ne pas prendre de temps en cas d’échange avec son interlocuteur. 

Bon à savoir : Pour que les décisions prises aient une valeur légale, il est obligatoire de respecter le quorum, c'est-à-dire le nombre minimum de participants à l'assemblée.

Respecter l’ordre du jour et les temps de parole 

Une assemblée générale réussie est une assemblée durant laquelle tous les sujets ont été abordés, et où les réponses aux solutions ont pu être évoquées. Mais pour que cela ait lieu, il est primordial de respecter à la lettre l’ordre du jour défini au préalable, ainsi que les temps de parole de chacun. 

Chacun des membres ayant pris, normalement, connaissances de l’ordre du jour, des sujets abordés et des personnes présentes, les échanges doivent être fluidifiés. Toutefois, si un sujet s’éternise ou s’éloigne, il est important de recentrer les débats. 

Les temps de votes étant très importants, il convient d’y consacrer le temps défini nécessaire.

L’importance du rôle de l’animateur 

L’animateur possède un rôle central dans le bon déroulement et la gestion d’une AG. Ce dernier doit être en capacité d’instaurer un climat de confiance et inclusif où tout le monde puisse prendre la parole et se sentir à l’aise. 

Pour cela nous conseillons :

  • d’adopter un ton agréable et sans jugement
  • d’encourager à la participation et à l’échange entre les parties prenants 
  • de recentrer les débats de l'ordre du jour si besoin 
  • d’être attentif et à l’écoute tout au long de la réunion

L’animateur est également présent pour prendre soin de la bonne réalisation des votes durant l’assemblée. Celui-ci a le rôle d’expliquer de façon clair et transparente les propositions de chacun, et de mener la procédure du début à la fin sans faute. 

Attention : Il existe des sanctions en cas de mauvaise tenue d'une assemblée générale ! En effet, en cas d'inexécution, les représentants de la société s'exposent à un emprisonnement de six mois et une amende pouvant atteindre 9 000 euros, dont peut s'ajouter l'engagement de leur responsabilité civile en cas de préjudice reconnu.

Après : pour terminer une assemblée générale en beauté 

Pour dire qu’une assemblée générale est réussie, il est important d’également soigner l’après ! Cela passe par plusieurs étapes qui sont : la rédaction du procès-verbal, et la mise en place d’actions de suivi

La rédaction du procès-verbal d’assemblée générale 

Obligatoire pour les entreprises, la rédaction d'un procès-verbal d’assemblée générale a pour but de consigner et résumé les échanges et décisions prises lors de la réunion. Si votre PV ne contient pas toutes les informations ou n’est pas semblable à la réalité, il se peut que vous vous retrouviez dans une situation désagréable en cas de litige. Ainsi, une assemblée réussie passe par un procès-verbal de qualité !

Pour rédiger un procès-verbal, il est important de soigner : 

  • le fond : indiquez toutes les informations relatives à l’AG, mais aussi les points forts abordés, les prises de paroles marquantes des participants, les décisions et les résultats des votes
  • la forme : le procès-verbal doit être clair, lisible, et facilement accessible

Attention à ne pas oublier de faire signer votre procès-verbal d’assemblée générale à l'issue de cette dernière ! Un procès-verbal non signé peut être considéré comme non conforme aux yeux de la loi. En effet, la signature est une preuve cruciale pour justifier sa présence et son accord lors du PV.

La mise en place d’action de suivi

À la suite de l'assemblée générale, des changements sont très souvent attendus par les parties prenantes et participants. Ainsi, il est très important de mettre en place des actions de suivi afin de s’assurer que toutes les décisions et résolutions votées et adoptées lors de ce temps fort soient bel et bien mises en application. Si ce n’est pas le cas, cela risque de susciter un certain désintérêt et une perte de crédibilité de la part des participants à cet événement pourtant primordial pour la bonne santé d’une entreprise ! 

Peut-on tenir une assemblée générale à distance ?

Grâce à un logiciel comme Voteer, l'assemblée générale peut être facilitée, même à distance ou dans des configurations hybrides.

En effet, grâce à un système de vote électronique, il est possible de prévoir une assemblée générale à distance. Les participants sont ainsi engagés, peu importe où ils se trouvent.

Mais ce n'est pas le seul avantage d'une application de vote électronique pour une assemblée générale à distance : vous pouvez également gérer les convocations et les invitations en ligne, créer la feuille de présence, publier les résolutions...  Il est donc tout à fait envisageable d'organiser une assemblée générale en ligne.

Les questions les plus fréquentes

Vous avez encore quelques questions concernant les étapes clés et comment organiser une assemblée générale réussie ? Voici notre section FAQ. 

Est-ce possible d’organiser une assemblée générale en visioconférence ? 

Il est tout à fait possible d’organiser une assemblée générale en visioconférence. Il s’agit même d’une pratique de plus en plus répandue, notamment depuis la crise sanitaire du Covid-19. Pour ce faire, il est important : 

  • de choisir un logiciel de visioconférence simple et fiable pour tous les participants
  • d’envoyer une invitation et un lien de connexion en amont de la réunion 
  • numériser les documents afin qu’ils soient accessibles en ligne
  • utiliser un site internet de votre en ligne sécurisé 

Comment se déroule une assemblée générale d'association ?

Le déroulement d'une assemblée générale d'association est sensiblement le même que celui d’une assemblée générale d’une entreprise. D'abord, chaque personne présente émarge la feuille de présence. Ensuite sont désignés le président et un secrétaire de séance. L'ordre du jour est ensuite évoqué dans l'ordre, et les membres participants peuvent procéder à un ou des votes.

Quand doit se tenir une assemblée générale d'entreprise ? 

Il n’y a pas de date précise à laquelle les entreprises se doivent d’organiser une assemblée générale. Toutefois, dans le cas d’une assemblée générale ordinaire, cette dernière doit avoir lieu une fois par an et suivant les six mois suivant la clôture de l’exercice sociale. Par exemple, si une entreprise considère le 31 décembre d’une année N comme la fin de son exercice sociale, alors son assemblée générale devra obligatoirement se tenir avant le 30 juin de l’année N+1. 

Comment voter à une AG ?

Dans le cadre d’une assemblée générale, le choix du mode de vote est libre en fonction des organisations. Une entreprise peut tout à fait choisir une mode de vote à main levée, mais aussi par bulletin secret. Il est aussi possible d’effectuer un vote par procuration si certains des votants sont absents lors de la réunion. D’autres modes de vote peuvent être autorisés par une association ou une entreprise, comme par exemple le vote par correspondance, ou bien le vote électronique, très largement répandu de nos jours. 

Quelle est la différence entre les assemblées générales ordinaires et les assemblées générales extraordinaires ?

Une assemblée générale extraordinaire (AGE) peut se réunir plusieurs fois par an si des décisions cruciales doivent être prises concernant la structure ou les opérations de l'entreprise. En revanche, une assemblée générale ordinaire (AGO) se tient annuellement pour examiner la situation financière et opérationnelle de l'organisation. Il est important de noter que peu importa la nature de l'assemblée générale, la rédaction d'un procès-verbal est obligatoire pour toutes les sociétés et associations.

Pourquoi choisir Voteer ?

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