Organiser une Assemblée générale hybride

Depuis la pandémie de COVID-19, le digital est devenu plus que présent dans nos actions du quotidien, notamment professionnelles. C'est pour cette raison que depuis 2020, on remarque l'utilisation d'un nouveau type d'événement, les événements hybrides. Et bonne nouvelle, ce format peut aussi être utilisé dans le cadre d'une assemblée générale ! Vous souhaitez organiser une assemblée générale hybride ? Voici tout ce que vous devez savoir !

Qu’est-ce qu’une Assemblée générale hybride ?

Avant de savoir comment procéder à l'organisation d'une assemblée générale hybride, il convient avant tout de comprendre en quoi cela consiste.

Des participants à distance et des participants en présentiel

La particularité d'une assemblée générale dans un format hybride est que les participants peuvent être autant à distance qu'en présentiel, que ce soit le conseil d'administration ou les copropriétaires. En effet, l'AG est bel et bien organisée dans un lieu physique auquel les électeurs peuvent se rendre, mais elle comporte également une partie virtuelle.

De ce fait, une AG au format hybride permet de combiner les avantages du présentiel et du distanciel pour toujours plus de flexibilité.

Bon à savoir : Il est tout à fait possible d'organiser des assemblées générales ordinaires et extraordinaires de manière hybride.

Les avantages du format hybride pour votre AG

Si les AG hybrides sont aussi populaires de nos jours, c'est surtout grâce aux très nombreux avantages qu'elles offrent :

• Accroître l'accessibilité : les participants à la réunion pourront faire face aisément aux différents obstacles géographiques qui auraient pu leur empêcher de prendre part à l'AG de manière physique
• Encore plus de transparence : le format digitale offre la possibilité d'avoir un suivi complet de la réunion, en améliorant le suivi des élections tout en renforçant la confiance auprès des électeurs
• Une réduction des coûts d'entreprises : avec moins de participants en présentiel, vous diminuerez les frais annexes de restauration ou de déplacement

Bien évidemment, il est possible de bénéficier de ces différents avantages seulement si votre AG hybride est correctement organisée.

Les étapes pour une bonne assemblée générale hybride

Vous souhaitez organiser votre assemblée générale hybride dans les règles de l'art ? Voici les étapes à respecter.

Choisir la bonne plateforme

La première étape, et pas des moindres, est bien évidemment de choisir la plateforme idéale. La solution sélectionnée doit offrir un large éventail d'options et de fonctionnalités afin d'organiser au mieux votre réunion en respectant vos besoins.

De plus, prenez soin d'étudier la sécurité de la plateforme. Celle-ci doit avant tout respecter les lois concernant la protection des données, mais aussi la sécurité d'un vote en ligne si ce dernier doit avoir lieu.  

Vérifier les équipements

Pour éviter tout problème technique lors du jour-J, il est fortement recommandé d'effectuer un test de tous les équipements utilisés. Cela passe par l'évaluation de la connexion internet, des tests audio et vidéo ou encore de diffusion en direct si votre organisation le nécessite.

Envoyer un guide aux participants

Surtout si c'est la première fois que vous utilisez ce type de format, nous vous recommandons d'envoyer un guide complet de l'utilisation de la plateforme aux participants de votre réunion.

Ce guide doit contenir les informations de connexion afin d'accéder à la plateforme pour les personnes en distanciel, mais aussi une explication des différentes fonctionnalités qui leur seront proposées.

Maintenir l’intérêt du public

Même s'il convient de préparer son assemblée en amont pour que cette dernière puisse se dérouler sans encombre, il est très important de ne pas relâcher son attention lorsque cette dernière a lieu. En effet, il est primordial de maintenir l'attention et l'intérêt de votre public, d'autant plus si ce dernier se trouve en distanciel.

Les participants en ligne doivent avoir autant de possibilité que ceux en présentiel de poser des questions, d'interagir avec les autres, ou d'émettre des commentaires. Pour leur donner la possibilité de réaliser ces actions sans encombre et sans compromettre l'expérience des personnes en présentiel, la plateforme choisie doit proposer des fonctionnalités proposant l'intégration et l'implication des participants en ligne, sans pour autant perturber l'expérience en présentiel.

Un vote électronique sécurisé pour une Assemblée générale hybride

En choisissant Voteer pour organiser le vote de votre assemblée générale hybride, vous pourrez être certain de bénéficier de la solution la plus sécurisée qu'il soit.

En effet, Voteer s'engage à respecter les normes légales les plus strictes en matière de vote en ligne. Pour chaque type de scrutin, la plateforme met l'accent sur :

• la sécurité du vote en ligne
• l’intégrité de son outil de vote
• la transparence des résultats
• l’auditabilité du processus de vote

Vos collaborateurs et vous pourront alors être en total confiance lors de la réalisation du vote.

Toutes les questions posées par les utilisateurs

Vous vous posez encore des questions sur l'organisation d'une assemblée générale hybride ? Alors voici notre section questions/réponses qui devra vous apporter toutes les informations dont vous aurez besoin !

Quels sont les deux types d'assemblée générale ?

Il existe deux types d'assemblées générales pour vos réunions : les assemblées générales ordinaires (AGO) et les assemblées générales extraordinaires (AGE).

Les AGO se tiennent une fois par an pour approuver les comptes, distribuer les dividendes, et nommer les dirigeants. Les AGE, quant à elles, sont convoquées pour des décisions exceptionnelles comme la modification des statuts, les augmentations de capital ou les opérations de restructuration.

Les décisions prises lors des AGO et des AGE sont essentielles pour la gestion et l'évolution stratégique de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'est l'ordre du jour d'une assemblée générale ?

L'ordre du jour d'une assemblée générale d'association est un document essentiel qui fixe le cadre de la réunion. Il informe les participants des sujets qui seront discutés et mis au vote, leur donnant une vue d'ensemble du contenu de la séance. En somme, c'est le programme détaillé de l'assemblée générale.

Quand organiser une assemblée générale d'entreprise ?

Il n'y a pas de date fixe pour les assemblées générales, mais il est obligatoire de tenir une assemblée générale ordinaire chaque année, entreprise ou comité, dans les six mois suivant la fin de l'exercice. Par exemple, si l'exercice se termine le 31 décembre de l'année N, l'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu avant le 30 juin de l'année N+1.

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